Wat is een EAN-code en hoe werkt het?

In de steeds groeiende wereld van e-commerce is het beheer van productinformatie essentieel voor een succesvolle bedrijfsvoering. Een cruciaal onderdeel van deze informatie is de EAN-code, een unieke identifier die producten wereldwijd herkenbaar maakt. Maar wat is een EAN-code precies? Wanneer heb je er een nodig en hoe kom je er aan? In dit artikel duiken we dieper in op alles wat je moet weten over EAN's.

Wat is een EAN-code?

Een EAN-code, of European Article Number, is een unieke 13-cijferige code die wereldwijd wordt gebruikt om producten te identificeren. Elk product dat je in een winkel vindt, heeft een eigen unieke EAN-code die het onderscheidt van andere producten.

De code is oorspronkelijk ontwikkeld door de International Barcode Federation (IBF) in 1976 om de groeiende behoefte aan een gestandaardiseerd identificatiesysteem voor producten in winkels te accommoderen. Sindsdien is het wereldwijd aangenomen en is het de standaard geworden voor productidentificatie in de detailhandel.

Een EAN-code wordt gebruikt voor een breed scala aan toepassingen, van het bijhouden van voorraad in magazijnen tot het scannen van items bij de kassa in winkels. Het maakt het voor retailers mogelijk om snel en nauwkeurig informatie over een product op te halen, waaronder de prijs, het merk, de fabrikant en andere relevante details.

Voor bedrijven biedt het gebruik van EAN-codes tal van voordelen. Niet alleen maakt het de verwerking en het beheer van producten efficiënter, maar het helpt ook bij het verminderen van fouten. Omdat EAN-codes makkelijk scanbaar zijn, kunnen bedrijven snel en nauwkeurig voorraadinformatie bijwerken, wat leidt tot beter voorraadbeheer en uiteindelijk tot een betere klantervaring.

Hoe is een EAN-code opgebouwd?

Een EAN-code bestaat uit 13 cijfers die op een specifieke manier zijn gestructureerd. Elk deel van de code heeft een specifieke betekenis en draagt bij aan de unieke identificatie van een product. Hieronder is een overzicht van de verschillende delen van een EAN-code:

1. Landcode: De eerste twee of drie cijfers van de EAN-code vormen het GS1 Prefix. Dit geeft het land aan waar de code oorspronkelijk is uitgegeven. Dit is niet per definitie het land van herkomst van het product, maar dus het land waar de code is geregistreerd.
2. Fabrikantcode: De volgende vier of vijf cijfers vertegenwoordigen het unieke bedrijfsnummer dat door GS1 is toegewezen aan het bedrijf dat het product produceert of verkoopt.
3. Productcode: Dit is een uniek nummer toegewezen aan het specifieke product door het bedrijf dat de EAN-code uitgeeft. Dit nummer kan variëren in lengte, afhankelijk van de lengte van het bedrijfsnummer.
4. Controlecijfer: Het laatste cijfer van de EAN-code is het controlecijfer. Dit wordt berekend op basis van de voorgaande cijfers in de code en wordt gebruikt om de nauwkeurigheid van de hele code te controleren.

Waar staat de EAN-code?

De EAN-code is meestal te vinden op de verpakking van een product, vaak op de achterkant of onderkant. Het wordt weergegeven als een streepjescode die kan worden gescand met een barcodelezer en het nummer zelf wordt meestal eronder afgedrukt.

Niet alleen individuele producten hebben een EAN-code, maar ook verpakte producten kunnen hun eigen unieke EAN-code hebben. Denk aan producten zoals dranken - een enkel blikje frisdrank heeft een EAN-code, maar een sixpack van diezelfde blikjes zou een andere EAN-code hebben. Dit helpt retailers om onderscheid te maken tussen individuele producten en verpakte producten, wat handig kan zijn voor zaken als voorraadbeheer en prijsbepaling.

In welke landen worden EAN-codes gebruikt?

Ondanks de naam 'European Article Number', wordt de EAN-code tegenwoordig wereldwijd gebruikt en staat het ook wel bekend als International Article Number (IAN). De reden voor deze naamsverandering ligt in het feit dat het gebruik van de EAN-code zich niet beperkt tot Europa, maar zich heeft uitgebreid over de hele wereld.

De EAN-code is de standaard geworden voor productidentificatie in bijna alle landen, met uitzondering van de Verenigde Staten en Canada. Deze landen gebruiken een vergelijkbaar, maar toch iets anders systeem voor productidentificatie genaamd Universal Product Code (UPC). Dit betekent dat wanneer je een product uit Europa importeert naar de Verenigde Staten of Canada, of vice versa, je rekening moet houden met de verschillen in productidentificatiesystemen.

Voor het overgrote deel van de wereld is de EAN-code het go-to systeem voor het identificeren, catalogiseren en beheren van producten in de detailhandel. Het maakt niet uit of je een klein lokaal bedrijf runt of een grote multinationale onderneming, de kans is groot dat je op een bepaald moment te maken krijgt met EAN-codes.

Wat is het verschil tussen GTIN, EAN en UPC?

Binnen de wereld van productidentificatie zijn er verschillende termen en afkortingen die vaak worden gebruikt. Dit kan soms verwarrend zijn, dus laten we enkele van de meest gebruikte termen langsgaan: GTIN, EAN en UPC.

GTIN: GTIN staat voor Global Trade Item Number. Het is een algemene term die wordt gebruikt om een hele familie van productidentificatienummers te beschrijven, waaronder EAN, UPC en meer. GTIN's kunnen verschillende lengtes hebben, afhankelijk van het type product en waar het wordt verkocht. Ze kunnen bestaan uit 8, 12, 13 of 14 cijfers.

EAN: EAN staat voor European Article Number, maar wordt nu ook vaak aangeduid als International Article Number. Het is een type GTIN dat 13 cijfers lang is en voornamelijk wordt gebruikt buiten Noord-Amerika.

UPC: UPC staat voor Universal Product Code. Het is een ander type GTIN dat voornamelijk wordt gebruikt in de Verenigde Staten en Canada. UPC-codes zijn 12 cijfers lang.

Hoewel deze verschillende codes soms voor verwarring kunnen zorgen, hebben ze allemaal hetzelfde basisdoel: het bieden van een unieke, gestandaardiseerde manier om producten te identificeren. Ze maken het makkelijker voor retailers om producten te beheren en te volgen, daarnaast helpen ze consumenten om specifieke producten te identificeren en te kopen. Elk type code heeft zijn specifieke gebruiksscenario's en vereisten, dus het is belangrijk om te begrijpen welke code het beste past bij jouw specifieke behoeften.

Wat is het verschil tussen SKU en EAN?

SKU en EAN zijn beide codes die worden gebruikt in de detailhandel en e-commerce om producten te identificeren, maar ze worden op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden gebruikt.

SKU: SKU staat voor Stock Keeping Unit. Dit is een unieke code die een bedrijf toewijst aan een product om het voorraadniveau, de productlocatie en de verkoopactiviteit bij te houden. SKUs zijn intern voor een bedrijf en zijn niet gestandaardiseerd, wat betekent dat twee bedrijven verschillende SKUs kunnen hebben voor hetzelfde product.

EAN: EAN, zoals eerder genoemd, staat voor European Article Number (ook bekend als International Article Number). Het is een gestandaardiseerde, unieke code van 13 cijfers die wordt gebruikt om een product wereldwijd te identificeren. In tegenstelling tot SKUs, zijn EAN-codes universeel en blijven ze hetzelfde voor een product, ongeacht welk bedrijf het verkoopt.

Beide codes hebben hun specifieke toepassingen en voordelen. SKUs zijn vooral handig voor intern gebruik, omdat ze kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een bedrijf en kunnen helpen bij het beheren van de voorraad en het bijhouden van verkopen. EAN-codes daarentegen zijn nuttig voor wereldwijde productidentificatie en -handel en zijn essentieel voor het verkopen van producten op de meeste online marktplaatsen.

Hoe kom ik aan een EAN-code?

Als je producten wilt verkopen, of dit nu online of in een fysieke winkel is, heb je een unieke EAN-code nodig voor elk product. Maar hoe kom je aan deze codes?

Er zijn verschillende manieren om EAN-codes te verkrijgen, afhankelijk van de aard van je bedrijf en de producten die je verkoopt.

1. Fabrikant of leverancier: Als je producten van een fabrikant of leverancier inkoopt, krijg je meestal de EAN-codes van hen. Dit is de meest gebruikelijke manier voor retailers om aan EAN-codes te komen. Deze codes zijn al geregistreerd en gekoppeld aan de specifieke producten.
2. GS1: Als je je eigen producten produceert of als je producten verkoopt die nog geen EAN-code hebben, kun je je eigen codes aanvragen bij GS1. GS1 is een internationale non-profitorganisatie die de standaarden voor productidentificatie bepaalt, waaronder EAN-codes. Je kunt een lidmaatschap bij GS1 aanvragen en zij zullen je een unieke bedrijfsidentificatiecode geven. Met deze code kun je een reeks unieke EAN-codes genereren voor je producten. Houd er rekening mee dat er kosten zijn verbonden aan het lidmaatschap van GS1 en het genereren van EAN-codes.
3. Resellers: Er zijn ook bedrijven die EAN-codes verkopen. Deze bedrijven hebben meestal een groot aantal EAN-codes aangeschaft en verkopen deze aan kleinere bedrijven. Let wel op, het kopen van EAN-codes bij resellers kan risico's met zich mee brengen. Deze codes zijn mogelijk al in gebruik of kunnen in de toekomst door andere bedrijven worden gebruikt, wat tot conflicten kan leiden.

Ongeacht de methode die je kiest, het is belangrijk om je EAN-codes zorgvuldig te beheren. Zorg ervoor dat elke code uniek is voor elk product en dat de codes correct worden weergegeven op je productverpakkingen en in je productinformatiesystemen.

Heb ik altijd een EAN-code nodig?

Hoewel EAN-codes een essentieel onderdeel zijn van de meeste retail- en e-commerce-activiteiten, zijn er situaties waarin je mogelijk geen EAN-codes nodig hebt.

Een voorbeeld hiervan is wanneer je handgemaakte of unieke items verkoopt. Aangezien deze producten uniek zijn en niet op grote schaal worden geproduceerd, hebben ze mogelijk geen EAN-code nodig. Hetzelfde geldt voor diensten of digitale producten, zoals software, muziekdownloads of e-boeken.

Maar zelfs als je producten technisch gezien geen EAN-code nodig hebben, kan het toch nuttig zijn om er een te hebben. Veel online marktplaatsen, waaronder Amazon en Bol, vereisen dat producten een EAN-code hebben voordat ze kunnen worden vermeld. Dit helpt hen om producten te catalogiseren en het maakt het gemakkelijker voor klanten om specifieke producten te vinden en te kopen.

Daarnaast kunnen EAN-codes ook nuttig zijn voor je eigen interne productbeheer. Ze kunnen je helpen om je voorraad efficiënter te beheren, om nauwkeuriger verkooprapporten te genereren en om betere beslissingen te nemen over prijsstelling en marketing.

Kortom, hoewel niet alle producten technisch gezien een EAN-code nodig hebben, kan het hebben van een EAN-code je helpen om je producten beter te beheren en te verkopen, zowel online als offline.

Heb ik voor elke variant een aparte EAN-code nodig?

Elke unieke productvariant moet een eigen EAN-code hebben. Dit betekent dat als je een product in verschillende kleuren, maten, of andere variaties verkoopt, elke variant zijn eigen unieke EAN-code moet hebben.

Stel je verkoopt een t-shirt dat in drie verschillende kleuren (rood, blauw en groen) en twee verschillende maten (klein en groot) komt. Dan zou je zes verschillende EAN-codes nodig hebben - een voor elk van de zes unieke combinaties van kleur en maat.

Het hebben van aparte EAN-codes voor elke variant helpt bij het nauwkeurig bijhouden van de voorraad en zorgt ervoor dat klanten precies krijgen wat ze bestellen. Het is ook belangrijk voor het vermelden van je producten op online marktplaatsen, omdat veel van deze platforms vereisen dat elke productvariant zijn eigen unieke EAN-code heeft.

Conclusie

Het begrijpen van EAN-codes is cruciaal voor iedereen die betrokken is bij de detailhandel of e-commerce. Deze unieke productidentificatoren helpen bij het efficiënt beheren van de voorraad, het verbeteren van de nauwkeurigheid van de productinformatie en het vergemakkelijken van de wereldwijde handel.

Hoewel het beheren van EAN-codes en het navigeren door de verschillende productidentificatiesystemen complex kan lijken, zijn er hulpmiddelen en bronnen beschikbaar om dit proces te vereenvoudigen. Of je nu een klein bedrijf bent dat net begint met e-commerce of een gevestigde retailer die op zoek is naar manieren om je productbeheer te verbeteren, het correct gebruiken van EAN-codes kan een grote impact hebben op je bedrijf.